Die erste Einstellung fühlt sich für viele Gründerinnen und Gründer wie ein Meilenstein an. Endlich wächst das Unternehmen über die eigene Person hinaus. Mit dem Arbeitsvertrag übernehmen Sie jedoch auch neue Pflichten gegenüber Sozialversicherung, Finanzamt und Ihrem Team. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Schritte vor dem ersten Arbeitstag anstehen, wie die monatliche Abrechnung abläuft und welche Fristen Sie kennen sollten. So starten Sie gut vorbereitet in Ihre neue Rolle als Arbeitgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Bevor Sie jemanden einstellen, brauchen Sie eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit.
- Neue Beschäftigte melden Sie bei der Krankenkasse an, Ihr Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
- Jeden Monat führen Sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fristgerecht ab.
- Die Gehaltsabrechnung können Sie selbst übernehmen oder an ein Steuer- oder Lohnbüro abgeben.
- Arbeitsvertrag, Arbeitsschutz und eine saubere Dokumentation gehören von Anfang an dazu.
Die erste Grundsatzentscheidung: Wer übernimmt die Abrechnung?
Bevor Sie Formulare ausfüllen, lohnt sich eine zentrale Frage. Wer kümmert sich künftig um die monatliche Gehaltsabrechnung? Viele kleine Unternehmen geben diese Aufgabe an ein Steuerbüro ab. Andere arbeiten mit einer eigenen Lohnsoftware und behalten die Abrechnung im Haus.
Beide Wege haben ihre Berechtigung.
Ein Steuerbüro kennt aktuelle Beitragssätze, Grenzwerte und gesetzliche Änderungen. Dafür fallen laufende Honorare an, und Sie müssen Arbeitszeiten, Krankheitstage oder Sonderzahlungen regelmäßig weitergeben. Wer selbst abrechnet, behält die Abläufe in der eigenen Hand. Der Preis dafür ist Zeit: Sie müssen sich einarbeiten und Änderungen im Blick behalten.
Die folgende Übersicht hilft Ihnen, die Optionen einzuordnen:
| Option | Ihr eigener Aufwand | Fachwissen, das Sie brauchen | Passt häufig zu |
|---|---|---|---|
| Steuerbüro | gering, Daten liefern | wenig | Gründern mit wenig Zeit oder komplexen Fällen |
| Externes Lohnbüro | gering bis mittel | wenig | Betrieben mit wechselnden Beschäftigten |
| Eigene Abrechnungssoftware | mittel bis hoch | solide Grundkenntnisse | Unternehmen mit festen, überschaubaren Strukturen |
Entscheiden Sie sich nicht für immer. Viele Betriebe wechseln das Modell, sobald das Team wächst oder die Abläufe vertrauter werden.
Ergänzendes Wissen: Programme, die Meldungen elektronisch an die Sozialversicherung übermitteln, durchlaufen eine Systemuntersuchung der ITSG, einer Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen. Für sehr kleine Betriebe bieten die Krankenkassen mit sv.net zudem ein kostenloses Meldeportal an.
Vor dem ersten Arbeitstag: Diese Anmeldungen stehen an
Den Anfang macht die Betriebsnummer. Sie beantragen sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, online und kostenfrei. Ohne diese Nummer können Sie Ihre Beschäftigten nicht bei der Sozialversicherung anmelden.
Danach folgt die gesetzliche Unfallversicherung. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft Ihrer Branche. Haben Sie Ihr Unternehmen dort noch nicht angemeldet, holen Sie das zügig nach, denn das Gesetz sieht dafür kurze Fristen vor.
Und die Krankenkasse?
Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter wählt die Krankenkasse selbst. Sie melden die Person dort an, in der Regel mit der ersten Gehaltsabrechnung. In einigen Branchen gilt eine strengere Regel: Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung oder Logistik verlangen eine Sofortmeldung, spätestens am ersten Arbeitstag.
Für Minijobs ist nicht die Krankenkasse zuständig, sondern die Minijob-Zentrale. Prüfen Sie vor dem Vertragsabschluss, welche Verdienstgrenze aktuell gilt. Diese Grenze verändert sich, wenn der Mindestlohn steigt.
Vom Finanzamt brauchen Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, kurz ELStAM. Sie rufen sie über das Portal ELSTER ab. Dort stehen unter anderem Steuerklasse und Kinderfreibeträge Ihrer Beschäftigten.
Damit alles reibungslos klappt, sollten Sie diese Angaben vor dem Start einsammeln:
- steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum
- Sozialversicherungsnummer
- Name der gewählten Krankenkasse
- Bankverbindung für die Gehaltszahlung
- Nachweis über Kinder, falls vorhanden, wegen des Beitrags zur Pflegeversicherung
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen, etwa einem zweiten Job
Der Arbeitsvertrag: Klarheit von Anfang an
Ein guter Arbeitsvertrag schützt beide Seiten. Das Nachweisgesetz legt fest, welche wesentlichen Arbeitsbedingungen Sie Ihren Beschäftigten nachweisen müssen. Dazu gehören Gehalt, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Probezeit und Kündigungsfristen.
Für einige dieser Angaben gelten Fristen ab dem ersten Arbeitstag. Am einfachsten halten Sie alle Punkte direkt im Vertrag fest. Vorlagen finden Sie bei Kammern und Verbänden, für Ihren konkreten Fall lohnt sich jedoch ein Blick von fachkundiger Seite.
Achten Sie beim Gehalt auf den gesetzlichen Mindestlohn. Er gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten, auch für Minijobber und Aushilfen.
Ergänzendes Wissen: Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten nehmen in der Regel am Umlageverfahren U1 teil. Darüber erstattet die Krankenkasse einen Teil des Gehalts, das Sie bei Krankheit Ihrer Beschäftigten weiterzahlen.
Die monatliche Abrechnung: So läuft sie ab
Jeden Monat rechnen Sie aus dem Bruttogehalt den Nettobetrag aus. Von Bruttogehalt ziehen Sie Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ab. Hinzu kommen die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Den Arbeitgeberanteil tragen Sie zusätzlich selbst. Planen Sie diesen Betrag fest in Ihre Kalkulation ein, denn er erhöht die tatsächlichen Personalkosten spürbar.
Ein typischer Monat folgt diesem Ablauf:
- Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheitstage und Sonderzahlungen erfassen
- Bruttogehalt ermitteln und Abzüge berechnen
- Beitragsnachweis an die Krankenkasse übermitteln
- Sozialversicherungsbeiträge überweisen oder per Lastschrift abbuchen lassen
- Nettogehalt auszahlen und Lohnabrechnung an die Beschäftigten ausgeben
- Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt senden und die Steuer abführen
Die Fristen sind straff. Die Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Den Beitragsnachweis muss die Krankenkasse bereits zwei Arbeitstage vorher erhalten haben.
Für die Lohnsteuer gilt ein anderer Rhythmus. Die Anmeldung geht in der Regel bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums an das Finanzamt. Ob Sie monatlich, quartalsweise oder jährlich anmelden, hängt von der Höhe der Lohnsteuer im Vorjahr ab.
Ein fester Termin im Kalender nimmt viel Druck heraus.
Dokumentation, Aufbewahrung und Arbeitsschutz
Für jede beschäftigte Person führen Sie ein Lohnkonto. Darin halten Sie Gehälter, Abzüge und relevante Angaben fest. Bewahren Sie diese Unterlagen sorgfältig auf, denn Prüfer der Rentenversicherung und des Finanzamts können sie später einsehen.
Auch die Arbeitszeit verdient Aufmerksamkeit. Bei Minijobs und in bestimmten Branchen müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzeichnen. Die Rechtsprechung sieht eine Pflicht zur Zeiterfassung zudem grundsätzlich für alle Arbeitsverhältnisse vor.
Den Arbeitsschutz unterschätzen viele Gründer. Bevor Ihr erster Mitarbeiter loslegt, erstellen Sie eine Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz. Unterweisen Sie die Person außerdem zu Sicherheitsregeln, auch im Büro.
Ihre Berufsgenossenschaft unterstützt Sie dabei mit Checklisten und Beratung. Viele Angebote stehen Mitgliedsbetrieben ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.
Der erste Arbeitstag: Ein guter Start für beide Seiten
Formulare und Fristen bilden das Gerüst. Ob sich Ihr neues Teammitglied wohlfühlt, entscheidet sich jedoch oft in den ersten Tagen.
Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor, bevor die Person eintrifft. Laptop, Zugänge, E-Mail-Adresse und Schlüssel sollten bereitliegen. So vermitteln Sie von Beginn an, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.
Nehmen Sie sich am ersten Tag bewusst Zeit. Erklären Sie, wie Ihr Unternehmen arbeitet, welche Aufgaben anstehen und an wen sich Ihr neues Teammitglied bei Fragen wenden kann. Gerade in kleinen Betrieben gibt es keine Personalabteilung, die diese Rolle übernimmt.
Feste Gespräche helfen in der Probezeit.
Vereinbaren Sie zum Beispiel nach einigen Wochen ein kurzes Feedbackgespräch. Dort klären Sie offen, was gut läuft und wo es noch hakt. Beide Seiten gewinnen so Sicherheit, und kleine Missverständnisse wachsen sich nicht zu Konflikten aus.
Als Gründerin oder Gründer wechseln Sie mit der ersten Einstellung auch Ihre eigene Rolle. Sie arbeiten nicht mehr nur im Unternehmen, sondern führen ein Team. Geben Sie sich selbst Zeit, in diese Aufgabe hineinzuwachsen.
Typische Stolperfallen beim Start
Was passiert, wenn eine Frist verstreicht?
Bei verspäteten Beiträgen können Säumniszuschläge anfallen. Auch das Finanzamt kann bei verspäteten Anmeldungen Zuschläge festsetzen. Ein einzelner Fehler bedeutet selten eine Katastrophe, er kostet aber Zeit und Nerven.
Ein häufiger Fehler betrifft freie Mitarbeitende. Arbeitet jemand weisungsgebunden, mit festen Zeiten und ausschließlich für Ihr Unternehmen, kann eine Scheinselbstständigkeit vorliegen. Im Zweifel klärt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung, wie das Arbeitsverhältnis einzuordnen ist.
Auch Sonderzahlungen sorgen anfangs für Unsicherheit. Weihnachtsgeld, Sachbezüge oder Zuschüsse folgen jeweils eigenen steuerlichen Regeln. Klären Sie solche Leistungen am besten, bevor Sie sie zusagen.
Unsicher bei einzelnen Punkten? Dann holen Sie sich Unterstützung. Steuerberater, Industrie- und Handelskammern und Handwerkskammern beraten Gründer gezielt zu Arbeitgeberpflichten.
Fazit
Die erste Einstellung bringt neue Pflichten, lässt sich aber gut strukturiert angehen. Mit Betriebsnummer, Anmeldungen bei Krankenkasse und Berufsgenossenschaft sowie einem sauberen Arbeitsvertrag legen Sie das Fundament. Danach sorgt ein fester Monatsrhythmus dafür, dass Abrechnung, Beiträge und Lohnsteuer pünktlich ankommen. Ob Sie selbst abrechnen oder Unterstützung holen, hängt von Ihrer Zeit und Ihrem Vorwissen ab. Mit guter Vorbereitung bleibt Ihnen mehr Raum für das Wichtigste: ein gelungener Start mit Ihrem neuen Teammitglied.